Historias de éxito

British Telecom

British Telecom (BT) mejora su Gestión del Capital Humano utilizando el análisis por amplitud y capas de OrgPlus

BT da trabajo a 120.000 personas en el mundo entero, la mayoría en el Reino Unido. A lo largo de su dilatada historia al frente de las telecomunicaciones ha logrado adaptar con éxito para sus clientes las nuevas tecnologías en un sector siempre cambiante. Con objeto de mantener su posición como empresa eficiente y líder tecnológico, identificó la necesidad de reestructurar y mejorar la gestión de su mayor recurso: su gente.

El reto
Una presión extrema en reducción de gastos puede minar la eficiencia global de cualquier empresa, y BT no es una excepción. Los objetivos fijados se centraban en reducir gastos asumiendo que la eliminación de una capa de personal proporcionaría el ahorro necesario.

Lawton Harper, director del departamento de Eficacia y Eficiencia Organizativa de British Telecom Wholesale, recibió el encargo de llevar a cabo un estudio que analizara los efectos de la eliminación de esta capa. Aplicando experiencias anteriores en materia de estructura organizativa, utilizó la teoría de la amplitud administrativa o span control, inicialmente popularizada en el Reino Unido por Sir Ian Hamilton en 1922, para promover una estructura de subordinación óptima que lograra la máxima eficiencia organizativa. Sin embargo, la teoría de la amplitud administrativa no es sencilla, y no se basa solamente en el número de personas subordinadas a cada gerente, sino que requiere una evaluación de la naturaleza del trabajo y de otros factores coyunturales. Ello es necesario tanto para las capas de gerentes como para sus subordinados directos.

El método
El método Nicola Jones, del Departamento de Diseño y Modelado de la Información de BT, usó OrgPlus Professional para crear los organigramas de sus 120.000 empleados. Una vez importados con éxito a OrgPlus, estos datos fueron fáciles de manipular y controlar, pudiendo crear organigramas que conectaran directamente con la base de datos de PeopleSoft HR. El trabajo de representar a cada empleado con precisión habría llevado normalmente varios meses, siendo reducido a unas cuantas semanas gracias al software de OrgPlus.

Así, tanto la amplitud como las capas podían verse con facilidad y rapidez en toda la organización. Los datos del tipo cargo, salario y "subordinado de" fueron exportados a hojas de cálculo para realizar un análisis más específico. Las herramientas de planificación de escenarios de OrgPlus proporcionaban resultados rápidos y precisos para modelar diferentes situaciones hipotéticas.

Por medio de ciertas métricas de referencia, era posible destacar grupos o divisiones mediante capas más altas o amplitudes más estrechas de las normales, señalando así a los candidatos potenciales para la reestructuración.

HumanConcepts, como autor de OrgPlus, fue un socio fundamental de BT en el redesarrollo del núcleo de software que gestiona los cálculos aritméticos. Tales cálculos, normalmente, sólo podrían haber sido logrados mediante servidores mainframe. Sin acceso a estos servicios, OrgPlus proporcionó una solución en una fracción del tiempo y de la inversión normalmente asociados a los programas de modelado más pesados.

Resultados de las amplitudes y las capas
El equipo de BT advirtió que los datos cuantitativos, por sí solos, eran inconclusos, y decidió llevar a cabo una investigación cualitativa en forma de entrevistas. Una vez recopilados los datos cuantitativos y los cualitativos, los resultados podían estudiarse con mayor profundidad.

En contra de las ideas iniciales de BT acerca de la eliminación de una capa, la combinación de las entrevistas y el análisis de amplitudes y capas apuntó a un conjunto de conclusiones y recomendaciones diferentes. Resumidamente, no era posible sobrevivir eliminando una capa, ya que ello afectaría a comunicaciones vitales y requisitos de gestión de personal, que no podían ser sacrificados en la relación con los clientes. Los trabajos realizados por el personal eran de tal magnitud e intensidad que no era posible ampliar las responsabilidades para compensar una eliminación de gerentes. Globalmente, se concluyó que el gasto para ejecutar los cambios habría sido superior a los ahorros obtenidos.

La solución
BT decidió mantener su estructura organizativa presente y buscar la reducción de gastos en otros ámbitos. En lugar de enfrentarse a la estructura organizativa, se concentró en factores relativos al diseño de las tareas, para así obtener una carga de trabajo más eficaz. Gracias a OrgPlus, BT ha creado un escenario hipotético en un esfuerzo por comprender realmente las consecuencias potenciales del cambio antes de llevarlo a cabo.

Este ejemplo de BT Wholesale demuestra que el análisis de amplitudes y capas realizado por medio de OrgPlus desempeñó un papel fundamental para comprender todas las implicaciones de una decisión estratégica en materia de gestión del capital humano.

HumanConcepts es la empresa líder en soluciones para el modelado y planificación del personal. Con su tecnología OrgPlus siendo utilizada para representar a millones de empleados de todo el mundo, incluyendo 400 empresas de la Fortune 500, HumanConcepts ha definido pautas profesionales para la representación de organigramas. OrgPlus se integra con sistemas de RR.HH. de fabricantes como SAP y PeopleSoft para crear, actualizar y distribuir automáticamente organigramas que permiten la colaboración entre equipos, la planificación del personal y la toma de decisiones fundamentales. Además, OrgPlus se integra transparentemente con aplicaciones líderes del sector como Microsoft Office y Adobe Acrobat.

HumanConcepts es una empresa de capital privado con sede en Sausalito, California, y oficinas en el Reino Unido y Alemania, y distribuye en todo el mundo el software y los servicios de OrgPlus. Para más información, visite: www.orgplus.es.